Lean Six Sigma Weblog 4

DOC Advies hanteert het 7 drivers of change model als veranderkundige aanpak binnen Lean Six Sigma trajecten.  Een succesvolle veranderaanpak kent een integrale aanpak, waarin balans is aangebracht tussen zeven aspecten van veranderingsprocessen: de 7 drivers of change. De Ik-Wij-Het-aspecten staan centraal in elke fase van het veranderingsproces: de Hoe-Doe-Benefits-fase. Leiderschap is de verbindende factor.

In deze blog aandacht voor de Het-aspecten binnen Lean Six Sigma projecten. Bij de Het-kant hoort een logische, rationele manier van kijken en aanpakken; meten is weten. Hier horen vragen bij zoals: hoeveel, hoe lang, hoe duur, welke oorzaken en gevolgen kunnen we onderscheiden?

Ook binnen Lean Six Sigma verbeterprojecten speelt het Het-aspect in elke fase een belangrijke rol. Naast het opstellen van een projectcharter, een planning en een kosten-batenanalyse besteden we veel aandacht aan het organiseren en uitvoeren van metingen. Door deze nadruk op het meten krijgt de Lean Six Sigma verbetermethodiek nog wel eens onterecht het stempel van een kille, afstandelijke en vooral zakelijke verbetermethodiek. Dit is niet terecht als je bedenkt dat hét leidende principe bij het uitvoeren van Lean Six Sigma projecten is: E=QxA. Dit wil zeggen dat de effectiviteit van een verbetering (E) gelijk is aan de kwaliteit van de oplossing (Q) en de acceptatie daarvan (A). Dus zowel de veranderkundige als de ‘meetkundige' aspecten van een verbetertraject moeten goed georganiseerd zijn.

In dit betoog gaan we verder in op deze meetkundige aspecten. Er zijn minimaal drie redenen waarom een goed uitgevoerde meting in elk Lean Six Sigma verbetertraject moet voorkomen:

Omvang van het probleem
In de eerste plaats gebruiken we een meting om inzicht te krijgen in de omvang van het werkelijke probleem. Niet elk probleem rechtvaardigt het opstarten van een omvangrijk projectteam. Als de doorlooptijd van de betalingsverwerking met 2 dagen ingekort kan worden is de uiteindelijke besparing binnen de financiële afdeling wellicht beperkt. Hierdoor kan de financieel directeur zomaar de afweging maken dat het weinig zin heeft om geld uit te trekken voor een Lean Six Sigma verbetertraject. Soms is deze afweging terecht en soms ook niet. De afweging is uiteraard afhankelijk van het type en de grootte van de organisatie.

Daarnaast heb je als Lean Six Sigma projectleider de verantwoordelijkheid om het juiste perspectief in kaart te brengen. Wellicht vindt de klant de betalingsverwerking het belangrijkste aspect in zijn totale beleving van het product of dienst. Ook dit maak je inzichtelijk met een meting.

Gezamenlijk vertrekpunt
Als je aan een Lean Six Sigma opdracht begint, merk je al snel dat menigeen een opvatting heeft over de opdracht. Wat het probleem is, waar de oorzaak ligt, bij wie de verantwoordelijkheid ligt en vooral hoe het opgelost moet worden. Vaak lopen deze meningen sterk uiteen en eigenlijk heeft iedereen vanuit zijn of haar perspectief ook gelijk. Het meten, aan de hand van een nulmeting, neemt in deze fase van een Lean Six Sigma project een prominente plek in. Een goede nulmeting maakt inzichtelijk hoe goed het proces in staat is om aan de eisen die de klant aan het product of dienst stelt te voldoen. De nulmeting omvat al die aspecten van het product of dienst die de klant belangrijk vindt zoals service, snelheid, kwaliteit en prijs. De nulmeting beschrijft het totale proces dat de klant doorloopt en stopt dus niet bij de muren van een afdeling. Een nulmeting maakt daarmee inzichtelijk hoe groot het probleem werkelijk is en op welk terreinen dit zich voordoet en op basis van welke feiten we tot deze beoordeling zijn gekomen. Dit biedt de organisatie een gezamenlijk vertrekpunt om het probleem te analyseren en uiteindelijk op te lossen.

Effect van de verbetervoorstellen
Wanneer een projectteam de oorzaken van probleem achterhaald heeft, dan zijn er vaak meerdere mogelijkheden om het probleem op te lossen. Er zijn verschillende manieren om vanuit een hele set mogelijke oplossingen een aantal verbetervoorstellen te selecteren. Vaak weet je dan nog niets over het effect van de oplossingen op de uiteindelijke procesprestatie. Het testen van deze oplossingen in een aantal pilots kan dit inzicht wel bieden. Deze metingen helpen je om te valideren wat het Lean Six Sigma verbeterprogramma nu uiteindelijk voor de organisatie en de klant oplevert en het biedt je de mogelijkheid om te verifiëren of de benodigde investeringen rendabel zijn.

Hoe goed de uiteindelijke oplossing dan ook is en hoe goed deze ook onderbouwd is met een zorgvuldig uitgevoerde meting: "De effectiviteit van de oplossing blijft afhankelijk van de acceptatie door de medewerkers die ermee gaan werken'.